Agenda vs Actes
L'agenda i l'acta són dos dels ingredients més importants d'una reunió. Hi ha moltes coses a la ment de la persona que organitza la reunió, com ara l'horari, el temps, el lloc, els convidats, el pla de la reunió, etc. Per tant, cal ser conscient de les diferències entre agenda i actes.
Agenda
Agenda és una paraula que s'utilitza per descriure l'horari o el programa d'una reunió. És una llista de coses que cal fer o discutir durant la reunió. Qualsevol reunió formal que s'organitzi requereix fer-ne l'ordre del dia. Hi ha una seqüència en què els temes es tracten i es discuteixen durant la reunió i l'ordre del dia de la reunió esmenta clarament aquesta seqüència. Aquest ordre del dia es distribueix entre els convidats molt abans que arribin realment al lloc en el moment de la reunió per tal de permetre'ls familiaritzar-se amb els temes que es tractaran durant la reunió. Un altre objectiu de l'agenda és assegurar-se que els participants es preparen en conseqüència i que no siguin agafats desprevinguts.
minuts
Actes és un terme que s'utilitza per referir-se a un registre oficial de les actuacions durant una reunió formal. Aquestes actes serveixen com a registres del que va passar durant una reunió i també per recordar a les persones després d'un temps si s'obliden. Aquestes actes també són útils per a tots aquells que no puguin assistir a la reunió ja que coneixen tot el que va passar durant la reunió. L'acta conté el nom del lloc, la data i l'hora de la reunió i la llista de tots els assistents a la reunió. Aquests minuts també contenen el nom de la persona que els ocupa.
Quina diferència hi ha entre l'ordre del dia i l'acta?
• L'agenda és l'horari d'una reunió i explica la seqüència d'esdeveniments durant la reunió per permetre que els convidats es preparin amb antelació.
• L'acta fa referència a l'acta oficial de les actuacions d'una reunió formal. Els minuts són importants per recordar què va passar durant una reunió en una data futura si la gent ho oblida.
