Diferència clau: llibre major i balanç de prova
La preparació del llibre major i el balanç de comprovació són dues accions principals del cicle comptable que són necessàries per a la preparació dels estats financers de tancament d'any. La diferència clau entre el llibre major i el balanç de comprovació és que el llibre major és un conjunt de comptes que contenen transaccions detallades realitzades, mentre que el balanç de comprovació és una declaració que registra els saldos finals del llibre major.
Què és un llibre major
El llibre major és el conjunt principal de comptes on es registren totes les transaccions realitzades durant l'exercici. La informació del llibre major es deriva del diari general, que és un llibre inicial per introduir transaccions. El llibre major conté totes les entrades de dèbit i crèdit de les transaccions i està separat per classes d'actius. (Actius, passius, patrimoni net, ingressos i despeses)
P. ex. Els comptes d'actius individuals com ara efectiu, comptes a cobrar, pagaments anticipats, etc. es registraran a la classificació d'actius.
Per a les empreses a gran escala on es realitzen moltes transaccions, pot ser que no sigui convenient introduir totes les transaccions al llibre major a causa del gran volum. En aquest cas, les transaccions individuals es registren en "llibres auxiliars" i els totals es transfereixen a un compte del llibre major. Aquest compte s'anomena "Compte de control" i aquí es registren els tipus de compte que generalment tenen un alt nivell d'activitat.
Figura_1: exemple de saldo del llibre major
Què és el saldo de prova?
El balanç de comprovació és un full de treball resum que inclou tots els saldos del llibre major en un moment determinat (normalment el final de l'exercici comptable) amb la intenció de comprovar l'exactitud matemàtica dels saldos del llibre major. Tots els saldos deutors es registraran en una columna i tots els saldos abonats en una altra.
El balanç de prova proporciona tots els saldos finals en un sol document d'un cop d'ull, per tant, és fàcil d'utilitzar com a eina de referència. També ajuda a revelar una sèrie d'errors possibles en cas que es produeixin i ajuda a identificar el tipus d'entrades de diari que s'han de publicar per corregir els errors identificats.
Propòsits i usos principals d'una balança de comprovació
Per utilitzar com a eina de decisió per garantir la precisió matemàtica dels saldos del llibre major
Si totes les transaccions d'un període comptable es registren amb precisió, la suma dels saldos deutors del saldo de comprovació hauria de ser igual a la suma dels saldos de crèdit.
Per detectar i corregir errors en el registre d'informació financera
A través del balanç de comprovació es poden identificar certs tipus d'errors al llibre major. Són,
- Errors d'omissió parcial (només l'entrada de dèbit o l'entrada de crèdit es comptabilitzen als comptes)
- Errors de transferència (el saldo final es porta endavant de manera incorrecta)
- Errors d'emissió (el total d'un compte està més o menys gravat)
En cas d'error, l'import causant de la diferència s'ingressa al ‘compte suspens’ fins que es rectifiquin. Si el costat deutor del saldo de comprovació supera el de crèdit, la diferència s'abona al compte de suspens i si el saldo de crèdit és superior al saldo deutor, la diferència es carrega al compte de suspens. Un cop identificats els errors, corregits i comptat el balanç de comprovació, el compte de suspens es tanca perquè el saldo ja no existeix.
No obstant això, les entrades següents no provocaran una discrepància en el saldo de prova.
- Errors de principi (Les entrades es publiquen al tipus de compte incorrecte)
- Errors d'omissió completa (Les entrades s'ometen completament dels comptes)
- Errors de comissió (es publica una entrada al tipus de compte correcte, però al compte incorrecte)
- Errors de l'entrada original (es publica una quantitat incorrecta als comptes correctes)
- Errors de compensació (les entrades incorrectes en dos o més comptes es cancel·len mútuament)
- Errors de reversió completa (l'import correcte es publica als comptes correctes, però els dèbits i crèdits s'han invertit)
Quina diferència hi ha entre el llibre major i el balanç de comprovació?
Llibre general i balanç de comprovació |
|
| El llibre major és un conjunt de comptes que registren totes les transaccions. | El balanç de prova és una declaració resumida que reflecteix els saldos del llibre major. |
| Propòsit | |
| L'objectiu és registrar les entrades finals de les transaccions. | L'objectiu és comprovar la precisió matemàtica dels saldos del llibre major. |
| Classificació del compte | |
| Això es fa segons la classe de comptes | No hi ha cap classificació de comptes. |
| Període de temps | |
| Això registra les transaccions durant l'exercici comptable. | Aquest es prepara l'últim dia de l'exercici comptable. |
Resum: Llibre general i balanç de prova
Si bé el procés de comptabilitat solia ser molt llarg i costós, ara es pot dur a terme amb menys temps i esforç amb l'ús de programari de comptabilitat automatitzat. És important entendre la diferència entre el llibre major i el balanç de comprovació amb precisió, ja que tots dos representen passos importants en la preparació dels estats financers de tancament. En cas que hi hagi discrepàncies entre els saldos dèbits i creditors, s'han d'investigar i s'han de publicar les entrades correctives abans de procedir a la preparació dels estats financers.
