Diferència clau: secretària i recepcionista
Secretari i Recepcionista són dos càrrecs importants en qualsevol organització entre els quals es poden destacar algunes diferències. Aquests dos càrrecs tenen diferents rols, funcions i deures per exercir en contra de la idea errònia popular que es tracta d'una mateixa feina. Mentre que un secretari és més un assistent personal o un assistent administratiu, un recepcionista és la primera persona que es troba quan entra a una organització. Vegem la diferència entre les funcions de secretària i recepcionista.
Qui és un secretari?
Segons l'Oxford English Dictionary, un secretari és un funcionari administratiu d'una organització que treballa per escriure cartes, mantenir registres, etc. Les funcions d'un secretari varien segons la mida de l'organització. Mentre que en una empresa petita, pot haver de realitzar la doble funció de recepcionista i de secretària, en les grans organitzacions, és la persona que organitza l'horari del seu cap, rep i respon tots els correus, encarrega subministraments, programa cites amb el seu cap, escriu cartes importants, etc.
Una secretària ha de tenir un diploma de batxillerat o equivalent i ha de tenir habilitats per escriure ràpidament. Moltes empreses prefereixen contractar persones amb un certificat addicional de coneixements de secretaria. Ara passem a una comprensió dels papers d'una recepcionista per tenir una idea clara de la diferència entre tots dos.
Qui és un recepcionista?
Normalment, cal que una recepcionista saludi la gent a la recepció i la dirigeixi a diferents departaments segons les seves necessitats. També és la persona que ha d'atendre les trucades entrants i atendre les consultes i també escoltar les queixes. Les persones que vulguin conèixer una persona important de l'organització han de conèixer-la per obtenir la data i l'hora de la reunió.
Quan fas una trucada a qualsevol empresa, la veu que escoltes normalment és la de la recepcionista. Un recepcionista ha d'atendre tots els visitants i ha de tenir una personalitat agradable, una actitud d'ajuda i una veu dolça per impressionar-los. Ha de tenir l'etiqueta telefònica perquè pugui atendre totes les consultes comercials amb la màxima eficàcia i convertir les consultes ocasionals en clients reals.
Està clar, doncs, que hi ha grans diferències en els rols, les responsabilitats i les funcions d'una secretària i d'una recepcionista.
Quina diferència hi ha entre la secretària i la recepcionista?
Definicions de secretari i recepcionista:
Secretari: un funcionari administratiu d'una organització que treballa per escriure cartes, mantenir registres, etc.
Recepcionista: una persona que saluda i tracta els visitants d'una oficina.
Característiques de la secretària i recepcionista:
Deures:
Secretària: una secretària organitza l'horari del seu cap, rep i respon tots els correus, demana subministraments, programa cites amb el seu cap, escriu cartes importants, etc.
Recepcionista: una recepcionista saluda la gent a la recepció i les dirigeix a diferents departaments segons les seves necessitats. També ha d'atendre les trucades entrants i respondre les consultes i també escoltar les queixes.
Requisits:
Secretari: és necessari un certificat d'habilitats de secretaria.
Recepcionista: no es requereix una habilitat específica; però l'individu ha de tenir una personalitat agradable, una actitud d'ajuda i una veu dolça. També hauria de ser eficient en la seva feina.
